חוק הנוטריונים משנת 1976 ותקנות הנוטריונים משנת 1977 מדגישים את צורת העבודה התקינה והנדרשת מנוטריון. מטרת תקנות אלו היא להקל ולייעל את עבודת הנוטריון, ולוודא כי פעולותיו נעשות על פי כללים ברורים ובבהירות מספקת.
בכל הנוגע לניהול הרשומות של הנוטריון ותיעוד השירותים שסיפק, התקנות קובעות שתי צורות עבודה אפשריות. אפשרות אחת נעשית בעזרת כרטסת המסודרת לפי סדר א'-ב' של שמות הלקוחות. בכל כרטסת לקוח צריכים להופיע פירוט השירותים שניתנו ותאריך מתן השירות.
נוטריון יכול לנהל את רשומותיו גם בספר נוטריון רשמי, ובתנאי שתהיה הפרדה ברורה בין שמות הלקוחות ופירוט השירות שניתן, כולל תאריך. ספר נוטריון יכול להיות מסודר בסדר כרונולוגי ולאו דווקא בסדר א'-ב'.
מה קובע החוק?
נוטריון רשאי לנהל את עבודתו השוטפת גם בעזרת תוכנות מחשב ייעודיות. ובכל זאת, אין לכך תחליף לתיעוד בכרטסת או ספר נוטריון, כפי שקובע החוק.
חוק ותקנות הנוטריונים קובעים עוד כי על הנוטריון לתעד את הכנסותיו מעבודתו כנוטריון, בנפרד מהכנסות אחרות שלו. את רישום ותיעוד ההכנסות צריך לבצע הנוטריון בעצמו, ולא אף גורם אחר בשמו, כמו רואה חשבון.
משרד המשפטים מתייחס ברצינות רבה לעבודת הנוטריון. האחריות הרבה שיש תחתיו והסמכויות הניתנות לו מחייבות עבודת תיעוד ורישום יוצאת דופן ומדויקת מאוד, מהפרטים הגדולים ועד הפרטים הקטנים ביותר בשירות שסיפק.
